Smart office là gì? Giải pháp mà các doanh nghiệp ở Việt Nam hiện nay đang chuyển sang sử dụng để gia tăng sự hài lòng của nhân viên, thúc đẩy năng suất và thu hút nhân tài từ các đối thủ cạnh tranh. Smart office là gì và nó có thể mang lại cho bạn lợi thế cạnh tranh như thế nào? Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn cân nhắc những cách thức mà bạn có thể sử dụng công nghệ thông minh để mang lại lợi ích cho doanh nghiệp và lý do tại sao smart office là một giải pháp đáng để đầu tư.
1. Smart office là gì?
Văn phòng thông minh (smart office) là không gian làm việc sử dụng công nghệ để giải quyết những thách thức áp lực nhất tại nơi làm việc hiện nay. Nó giúp nhân viên giao tiếp và cộng tác hiệu quả hơn, tăng năng suất và biến văn phòng của bạn trở thành điểm đến hấp dẫn cho những ứng viên tiềm năng. Vì vậy, bạn cần xem xét các gợi ý thiết kế văn phòng thông minh giúp nhân viên của mình làm việc hứng thú hơn, trong khi đó vẫn duy trì sự tập trung vào mục tiêu và văn hóa của công ty.
2. Smart office bao gồm những gì?
- Tiện ích môi trường làm việc
Các tiện nghi có thể bao gồm bàn làm việc đứng (sit-stand desk), phòng họp thông minh và bản đồ nội bộ cho phép những nhân viên mới có thể tìm đường hiệu quả hơn. Một số lợi ích khác: giúp tổ chức cuộc họp qua video với nhân viên không có mặt tại văn phòng và cải thiện quy trình đào tạo nhân viên.
Bàn làm việc thông minh cũng giúp việc xác định vị trí của mọi người trong văn phòng của bạn dễ dàng hơn. Ví dụ: Nếu bạn cần liên hệ với ai đó, thay vì đi tìm kiếm họ trong toàn bộ văn phòng, bạn có thể biết ngay liệu họ có đang ở bàn làm việc hay không.
- Bảo mật thông minh
Giám sát qua video là giải pháp cần thiết để giữ an toàn cho không gian và tài sản của bạn. Bảo mật thông minh cho phép bạn xem nhân viên của bạn đang sử dụng không gian như thế nào và nhân viên nào không tuân thủ các nguyên tắc của công ty. Bạn có thể sử dụng nhiều tùy chọn ánh sáng và góc camera để đánh giá các tình huống khi chúng phát sinh.
- Hệ thống chiếu sáng và điều hòa không khí từ xa
Tạo cơ hội cho nhân viên của bạn điều chỉnh môi trường làm việc có thể giúp họ thoải mái và làm việc hiệu quả hơn. Mọi người có thể không thống nhất về nhiệt độ lý tưởng cho không gian chung, nhưng công nghệ thông minh cho phép bạn triển khai bộ điều nhiệt thông minh trong không gian cá nhân để môi trường làm việc của mỗi người luôn giữ ở một nhiệt độ tùy ý.
Nhân viên có thể truy cập và sử dụng công nghệ kiểm soát không gian thông minh bằng thiết bị di động của họ và nó cũng giúp ích sau khi nhân viên rời khỏi tòa nhà. Nếu ai đó quên tắt đèn hoặc khóa cửa, họ không cần phải quay lại văn phòng.
- Phần mềm nhận dạng giọng nói
Phần mềm nhận dạng giọng nói mang đến cho bạn và nhân viên của bạn cách thức thuận tiện nhất để sử dụng các tính năng thông minh. Họ có thể truy cập các tính năng của văn phòng thông minh chỉ bằng giọng nói. Nhiều người đã sử dụng các trợ lý ảo như Siri và Alexa, vì vậy sẽ không khó để thực hiện chuyển đổi tại văn phòng của bạn.
- Mô hình hot-desk
Hot-desk cho phép nhân viên của bạn chọn nơi họ làm việc mỗi ngày thay vì cung cấp cho họ một không gian văn phòng cố định. Đối với một số người, điều này có thể cải thiện sự hài lòng trong công việc bằng cách cho phép họ trải nghiệm điều khác biệt mỗi ngày. Những người khác có thể được hưởng lợi khi họ cần chuyển từ bộ phận này sang bộ phận khác tùy thuộc vào những gì họ cần hoàn thành trong ngày.
Sử dụng mô hình hot-desk cho phép mọi người đặt chỗ trước và biết những bàn làm việc nào đang trống, tránh việc sử dụng cùng một không gian mà người khác muốn sử dụng.
>>Xem thêm: Bật mí cách thiết kế văn phòng không gian hẹp
3. Tại sao smart office lại được ưa chuộng?
- Giao tiếp tốt hơn
Văn phòng thông minh cung cấp cho mọi người những công cụ tốt hơn để giao tiếp như phần mềm chia sẻ tệp, cuộc họp video và kết nối đa điểm với các cộng sự và quản lý. Các thành viên trong team có thể xác định và khắc phục nhanh chóng khi xảy ra sự cố.
- Quản lý công việc tốt hơn
Từ việc có thể tạo lịch trình đơn giản hơn, đến việc cải thiện cách mà nhân viên làm việc từ xa đáp ứng yêu cầu về thời gian, công nghệ thông minh sẽ cải thiện việc quản lý công việc tại doanh nghiệp. Nếu bạn đưa ra lịch làm việc thay thế trong đó nhân viên có thể phân chia thời gian giữa làm việc từ xa và làm tại văn phòng, thì việc có một văn phòng thông minh có thể giúp nhân viên của bạn luôn được sắp xếp và tập trung vào nhiệm vụ của họ.
- Sự hài lòng với công việc
Mang lại cho nhân viên ý thức về mục đích và phương hướng công việc sẽ làm giảm khả năng họ rời đi để tìm những cơ hội khác. Khi nhân viên của bạn yêu thích công việc họ làm, họ cũng đóng góp nhiều hơn và có thể mang lại kết quả tốt hơn cho bạn.
- An ninh tốt hơn
Một số tính năng thông minh như công nghệ bảo mật có thể giúp bạn xác định nhân viên nào đang vi phạm các nguyên tắc và chính sách của công ty. Các tính năng bảo mật cũng có thể giúp nhân viên cảm thấy an toàn hơn.
Smart office có thể cải thiện khả năng giữ chân nhân viên và giúp họ hạnh phúc hơn khi làm việc. Bạn không cần đầu tư đầy đủ tất cả các thiết bị vào văn phòng thông minh ngay lập tức mà thay vào đó có thể thực hiện thi công từ những nội thất, thiết bị cơ bản nhất để bắt đầu bổ sung các tính năng thông minh. Nếu bạn có đủ ngân sách và khả năng biến nơi làm việc của mình thành văn phòng thông minh, năng suất tăng lên sẽ bù đắp cho những cải tiến đó.
4. Công ty thiết kế văn phòng uy tín, giá rẻ
Oconcept – Công ty tư vấn thiết kế nội thất văn phòng chuyên nghiệp, không chỉ là đơn vị cung cấp dịch vụ, mà là nguồn cảm hứng mang đến cho khách hàng những không gian sống tinh tế và an lành. Với sứ mệnh tôn vinh vẻ đẹp của sự đơn giản và hòa mình với thiên nhiên, chúng tôi cam kết mang đến những giải pháp thiết kế sáng tạo, đẳng cấp, và đồng thời tạo nên không gian sống hài hòa với tâm hồn.
Hãy để Oconcept là người đồng hành đáng tin cậy trong hành trình biến ý tưởng thành hiện thực, mang lại không gian làm việc đẳng cấp và đầy ấn tượng cho mọi khách hàng. Chúng tôi tự hào là người đồng hành, là người sáng tạo và là người đưa tâm hồn vào không gian sống của bạn.
Oconcept – Đơn vị thiết kế nội thất chuyên nghiệp: 0918.248.297
